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As empresas são exigidas, cada vez mais, a moldar suas operações internas de uma forma que reflitam as tendências externas de negócios. A movimentação acelerada do mercado trouxe uma demanda por mais agilidade e flexibilidade na estruturação de equipes e execuções dos processos, para garantir um atendimento mais eficiente aos clientes, sejam eles internos como os colaboradores, ou externos como os consumidores.

Este modelo diferenciado de formar os times e desenvolver projetos para conquistar melhores resultados surgiu a partir da área de tecnologia, por meio do Manifesto Ágil. Em 2001, 17 profissionais da área de sistemas se reuniram em Utah, nos Estados Unidos, e resolveram procurar melhores maneiras de desenvolver softwares. Eles estabeleceram 12 princípios do Manifesto Ágil, que incluíam a satisfação do cliente como prioridade, processos ágeis e que se adequassem às mudanças, construção de projetos ao redor de indivíduos motivados, busca pela simplicidade, execução de ajustes regulares, entre outros pontos.

Estas práticas foram adotadas por empresas de tecnologia, que passaram a organizar suas equipes e estruturar seus projetos com base no manifesto e conseguiram ter melhores resultados, o que logo chamou a atenção do mercado. Por conta disso, o conceito ágil se espalhou para os mais diferentes segmentos de negócios e empresas de todos os tamanhos.

Esta onda atingiu também a área de Gestão de Pessoas e já é muito comum ouvir falar em RH ágil. No dicionário, agilidade é uma característica de quem se move de maneira rápida, veloz. No entanto, quando falamos em gestão de pessoas, mais ágil não significa exatamente um RH mais rápido, e sim muito mais flexível e adaptável.

O que significa tornar o RH mais ágil?

O Diretor de Recursos Humanos do Grupo TAP Air Portugal, Pedro Ramos, considera que um RH ágil é capaz de antecipar cenários, gerir diversas ferramentas preditivas que lhe possibilitem tomar decisões rápidas e numa lógica de antecipação. “É um RH capaz de se reinventar no que diz respeito à formação das equipes de trabalho, que consiga transformar líderes em liderados, de acordo com os projetos e programas de ação e, por último, um RH que seja capaz de apresentar, executar e medir com eficácia os resultados das várias intervenções. ”

O Owner da Keep Talent, Paulo Sérgio de Souza Correa, afirma que ter um RH ágil significa ser mais adaptável e entregar aquilo que o cliente realmente precisa. A empresa pode estar desenvolvendo um processo que é demorado e custoso para ela, mas no final, a solução que apresenta ao cliente não é tão importante para ele. Isto poder engessar o processo e trazer poucos resultados na efetiva entrega. “Em um processo seletivo, desenvolver um bom parecer sobre o candidato, considerando aspectos técnicos, habilidades e competências comportamentais e fit cultural é muito importante, mas às vezes, o cliente quer velocidade e prefere que em vez de escrever este parecer estruturado, eu faça uma boa conversa explicitando os pontos de atenção”, exemplifica.

Como os gestores podem contribuir para um RH mais ágil?

Rh ágil requer mudança de modelo mental, como ser mais assertivo nas mudanças, gerar um olhar para o entendimento da necessidade e buscar soluções em conjunto para este novo desafio. Implica em ter instrumentos de coleta de dados, ferramentas e uma postura de analisar estes dados e agir tempestivamente. Neste cenário, as questões comportamentais de relacionamento, comunicação, abertura ao novo, empatia, competências essencialmente humanas, contam muito e precisam ser estimuladas pelos gestores, acompanhadas e desenvolvidas. “O gestor funciona com um mentor, um orientador para este novo mindset”, analisa o Owner da Keep Talent.

Pedro Ramos complementa que o gestor deve promover a flexibilidade e agilidade de pensamento. “Deve apostar na diversidade cognitiva como forma de agregar valor através da promoção de formas diferentes de antecipar cenários e pensar as soluções. Dar verdadeiro espaço para o erro e a inovação dentro das suas empresas”. Além disso, acrescenta o executivo da TAP, é importante sobretudo, assumir uma cultura de descentralização do protagonismo organizacional. Afinal, na cultura ágil, os protagonistas são mesmo as pessoas, sejam elas líderes ou liderados, que fazem acontecer.

Exemplos práticos de RH ágil

Um exemplo de empresa que adotou práticas de RH ágil é a Senior Sistemas, que já começou a sentir resultados concretos depois que passou a aplicar metodologias dentro deste conceito. De acordo com a Coordenadora Talent Acquisition and Performance, Georgette Heineck, para ter um RH mais ágil, a empresa vem trabalhando cada vez mais com foco no valor de negócio, utilizando ciclos curtos para fazer pequenas entregas objetivando melhoria contínua.

Por esta razão, estão revendo todos os processos, buscando identificar melhorias no fluxo de trabalho, minimizando os gargalos e imprevistos. “Iniciamos com o processo de recrutamento e seleção e percebemos um ganho de produtividade e uma maior parceria entre as áreas. Também estamos investindo em transformações pontuais, validando cada etapa com as pessoas interessadas e impactadas no processo, incentivando o feedback contínuo e frequente”, explica a coordenadora. Dentro do processo de recrutamento e seleção, por exemplo, houve uma redução de 30% no tempo de fechamento das oportunidades.

Para isso, a empresa tem usado diversas ferramentas:
• Lean: o objetivo é aumentar, com menos recursos, o valor que a organização tem perante ao cliente. Com a utilização desta ferramenta, promovem a agilidade nas entregas e eliminam desperdícios que não geram valor.
• Kanban: para acompanhamento do andamento das atividades.
• A3: pode servir para entendimento de problemas, planejamento de questões específicas e tomada de decisão.
• Design thinking: abordagem que busca a solução de problemas de forma coletiva e colaborativa, em uma perspectiva de empatia máxima com seus stakeholders.
• Brainstorms: é uma técnica usada para levantar ideias de soluções de problemas ou para criar coisas novas.

Desafios para tornar o RH mais ágil

Georgette Heineck diz que a cultura organizacional tem parte fundamental no sucesso da metodologia, pois é através dela que os colaboradores têm consciência da importância de um ambiente colaborativo e de constante aprendizado. Outro ponto de destaque é o fato de que para que a metodologia ágil seja aplicada com sucesso, os profissionais de RH devem estudá-la e adaptá-la ao ambiente. “O gestor deve ser um incentivador desta metodologia e acompanhar para entender a realidade de cada processo”.

Para as empresas que se interessam pelo assunto e não sabem por onde começar, é importante ter consciência de que todos podem promover melhorias. “Para isso é fundamental entender os processos da sua empresa, dar autonomia para as pessoas para que elas possam fazer as suas entregas sem medo de errar (autonomia responsável), tornar-se menos burocrático com coisas que não geram valor para o negócio, ter processos que simplifiquem as entregas mantendo a eficiência, eficácia e foco do cliente e construindo redes de capacitação, equipes auto-organizadas e colaborativas”, finaliza a coordenadora.

Encontros Keep Drops

A própria Keep Talent tem investido para criar um ambiente mais ágil em sua equipe. A empresa implantou os Keep Drops, encontros quinzenais com toda a equipe de seleção. Sempre às sextas-ferias, o expediente ao público termina às 16 horas e, a partir deste horário até às 18 horas, a equipe se reúne para discutir uma demanda específica para melhoria de processos e da experiência do cliente e do candidato.

Temas são trazidos à tona e uma squad é formada para, nas duas semanas seguintes, explorar o assunto e fomentar uma discussão nas duas horas do encontro. Tópicos como: melhorar os diversos tipos de entrevistas de seleção, novos modelos de parecer sobre candidatos, otimização do uso de testes preditivos em seleção, são alguns que têm sido trabalhados. A squad sai a campo ouvindo, a equipe, clientes, candidatos e os steakholders, monta uma apresentação e discute com o time, finalizando com uma nova forma, mais ágil, de realizar o trabalho. Nestes encontros, a Keep disponibiliza bebidas e salgadinhos e, às vezes, o grupo, por conta própria, continua o happy hour após o Drops e acaba inevitavelmente explorando ainda mais o assunto.

A consultora Ana Paula Pogere fez parte da squad responsável pelo processo de melhoria na arquitetura de entrevista de seleção utilizada na consultoria, o que envolveu re-treinar todos os consultores na nova metodologia melhorando a assertividade. “Tem sido muito gratificante participar destas squads, estudar a demanda e propor novas alternativas, pois isso nos insere realmente no contexto empresarial”, diz a consultura.

“Às vezes a gente faz um trabalho e não para para pensar sobre a real importância dele para o processo, para o time e para os clientes. Aquilo que muitas vezes julgamos essencial pode não ser tão importante, outras vezes, simples adequações resultam em excelentes resultados. É preciso ouvir os envolvidos e buscar atuar no que realmente faz sentido. Eu, por exemplo, tenho dificuldade de melhorar processos sozinha, mas instigada pelo time consigo dar boas ideias, desenvolvendo minha criatividade”, relata Ana.

Ela complementa que o Keep Drops torna-se mais interessante ainda porque há uma alternância de papéis durante os encontros, sem lideranças fixas. “Às vezes lidero a equipe para determinado assunto, outras vezes uma colega puxa o tema e eu sou apenas participante, assim vamos alternando a liderança conforme a competência de cada membro da equipe, impactando diretamente nosso dia a dia de trabalho e nossos resultados”, finaliza a consultora da Keep Talent.

Entendeu o que significa tornar um RH mais ágil? Quer saber mais detalhes sobre o assunto? Baixe nosso aqui nosso e-book e continue também acompanhando nosso blog que no próximo post vai falar sobre o perfil do profissional ágil.